Übersicht über den Artikel
Unsere Arbeitswelt wird immer schnelllebiger und mit dieser Entwicklung geht auch einher, dass wir Aufgaben genau strukturieren müssen, um ein erfolgreiches Zeitmanagement vorweisen zu können. Zahlreiche Expertinnen und Experten haben sich mit dem Thema Zeitmanagement und der Einteilung von Aufgaben bereits eingängig auseinandergesetzt. Die verschiedenen Ansatzpunkte und Theorien dieser Menschen bezüglich des Zeitmanagements werden in diesem Artikel genauer durchleuchtet. Im Speziellen setzt sich der Artikel zum Zeitmanagement und zur Einteilung von Aufgaben mit dem Eisenhower-Prinzip, dem Pareto-Prinzip, der Alpen-Methode, der ABC-Analyse und der Pomodoro-Technik auseinander. All diese Methoden zeigen Möglichkeiten auf, das eigene Zeitmanagement zu verbessern und die gestellten Aufgaben und Herausforderungen strukturiert bearbeiten zu können. Weiterhin setzt sich der Artikel mit Abendroutinen auseinander sowie der Frage, wieso die Methode der Abendroutinen so hilfreich sein können.
Das Pareto-Prinzip verbessert unser Zeitmanagement tiefgreifend
Bei der Erledigung von Aufgaben machen wir nach der Aussage vom Pareto-Prinzip oft den Fehler, dass wir zu viel Arbeit ins Detail stecken. Laut dem Pareto-Prinzip verbessern wir unser Zeitmanagement deutlich, wenn wir uns bei Aufgaben nicht zu sehr ins Detail versetzen und auf diejenigen Aspekte konzentrieren, die den wesentlichen Erfolg bei der Erfüllung der Aufgaben ausmachen. Das Zeitmanagement laut dem Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse, die wir bei unseren Aufgaben erreichen, in 20% der Zeit erledigt werden.
Dies bedeutet, dass wir laut dem Pareto-Prinzip 80% der Zeit, in der wir uns mit den Aufgaben auseinandersetzen, mehr oder weniger mit den Details beschäftigen, die für den Erfolg nicht entscheidend sind. Das Pareto-Prinzip übt somit eine gewisse Kritik am Zeitmanagement vieler Menschen. Gleichzeitig zeigt uns das Pareto-Prinzip auf, dass unser Zeitmanagement noch sehr viel Potential hat, wenn wir die 80% der Zeit nun sinnvoll nutzen, die bisher für Details verwendet wurde. Wir können uns nur vorstellen, welche Chancen das Pareto-Prinzip hier vorsieht, wenn wir es schaffen würden, die Grundsätze vom Pareto-Prinzip zu beherzigen und den Aufwand für die einzelnen Aufgaben so zu gestalten, dass es dem Pareto-Prinzip eben nicht mehr entspricht.
Wer das Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip verstanden hat, der weiß, dass 80% unserer Zeit laut dem Pareto-Prinzip eigentlich noch zur Verfügung stünden, um uns um die nächsten Aufgaben zu kümmern. Lernen wir aus den Methoden vom Pareto-Prinzip, können wir in kürzerer Zeit deutlich mehr Aufgaben bewältigen. Somit wäre das Kernziel von unserem Zeitmanagement erreicht. Methoden wie das Pareto-Prinzip bieten jedoch nur Ansätze, die uns helfen können, unsere Aufgaben so einzuteilen, dass wir das Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip oder anderen Methoden optimieren. Was das Pareto-Prinzip im Speziellen bezüglich der eigenen Aufgaben bedeutet, hängt von unseren Aufgaben und unserem persönlichen Zeitmanagement ab.
Das vorgestellte Pareto-Prinzip ist eine der bekanntesten Methoden, mit welcher wir unser Zeitmanagement und die Einteilung unserer Aufgaben auf den Prüfstand stellen können. Aus unserer Sicht lohnt es sich, immer mal wieder auf die 80% der Zeit zu achten, die wir nach dem Pareto-Prinzip zu oft mit Details verlieren.
Mit der Alpen-Methode auf den Gipfel vom Zeitmanagement
Methoden wie die Alpen-Methode bieten uns einen Ansatz, einen einzigen Tag genau zu planen und uns an dabei an den Richtlinien der Alpen-Methode zu orientieren. Wer sein Zeitmanagement nach der Alpen-Methode ausrichtet, plant den Tagesablauf wie eine Bergtour und nimmt sich morgens in der Regel einige Minuten Zeit um die Aufgaben nach der Alpen-Methode zu organisieren. Im Rahmen der Alpen-Methode ist es wichtig, jeden Buchstaben aus dem Wort ALPEN mit der dazugehörigen Bedeutung für die Alpen-Methode zu kennen.
A: Der Buchstabe A hat im Zuge der Alpen-Methode die Bedeutung ,,Aufgaben aufschreiben”. Die Entwickler der Alpen-Methode legen also großen Wert auf die Visualisierung der Aufgaben um das Zeitmanagement sichtbar zu machen. Diesen Ansatz verfolgt nicht nur die Alpen-Methode sondern auch zahlreiche andere Methoden, die sich mit dem Zeitmanagement auseinandersetzen.
L: Beim Buchstaben L der Alpen-Methode handelt es sich um den Grundsatz ,,Länge einschätzen”. Wir sollen uns im Rahmen vom Zeitmanagement also im Vorfeld fragen, wie lange wir für bestimmte Aufgaben brauchen. Die Alpen-Methode setzt hier hohe Anforderungen für die Vorbereitung unserer Aufgaben.
P: Beim Buchstaben P verlangt die Alpenmethode ,,Pufferzeiten” einzuplanen. Diese Zeiten werden bei der Vor- und Nachbereitung von Aufgaben immer wieder notwendig werden. Damit der Tagesplan durch jene Zeiten nicht aus den Fugen gerät und unser Zeitmanagement von den nicht vorhandenen Pufferzeiten zerstört wird, empfiehlt die Alpen-Methode folgerichtig die vorherige Einplanung jener Zeiten.
E: Die Alpen-Methode macht beim Buchstaben E deutlich, dass wir ,,Entscheidungen priorisieren”. Diejenigen Aufgaben, in denen eine Entscheidung getroffen werden muss, müssen in unserem Zeitmanagement besondere Beachtung finden und von uns als besonders wichtig erachtet werden. Die Alpen-Methode schließt sich auch hier zahlreichen anderen Methoden an, die sich mit dem Zeitmanagement und der Anordnung von Aufgaben beschäftigen.
N: Am Ende rät uns die Alpen-Methode dazu, unsere Ergebnisse ,,nachzukontrollieren”. Trotz allem Zeitmanagement und der schnellen Bearbeitung der Aufgaben soll also die Sorgfalt und die Nachbereitung nicht außer Acht gelassen werden. Dies zeigt sich auch bereits daran, dass der Pufferzeit in der Alpen-Methode eine besondere Bedeutung beigemessen wird.
Das Eisenhower-Prinzip arbeitet mit den Begriffen Dringlichkeit und Wichtigkeit
Das Eisenhower-Prinzip, welches vom ehemaligen US-Präsidenten entwickelt wurde, unterteilt die Aufgaben, die am Arbeitstag auf uns warten und vom Zeitmanagement organisiert werden müssen in vier Quadranten. Hierbei spielen beim Eisenhower-Prinzip die Begriffe Dringlichkeit und Wichtigkeit eine immens wichtige Rolle. Mehr noch als andere Methoden geht es beim Eisenhower-Prinzip darum, auch Aufgaben zu delegieren um sich selbst Luft und Raum für diejenigen Aufgaben zu schaffen, die sowohl dringlich als auch wichtig sind.
1. Quadrant: Der erste Quadrant im Eisenhower-Prinzip umfasst diejenigen Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind. Das Eisenhower-Prinzip empfiehlt bei diesen Aufgaben, jene schlicht und einfach nicht zu bearbeiten. Das Eisenhower-Prinzip liegt hier nah am Pareto-Prinzip, da beide Methoden Kritik an der Verschwendung von Arbeitszeit für Details oder Aufgaben üben, die nicht wichtig oder dringlich sind.
2. Quadrant: Weiter geht es beim Eisenhower-Prinzip mit den Aufgaben, die dringend zu erledigen sind, jedoch nicht besonders wichtig. Nach dem Zeitmanagement vom Eisenhower-Prinzip ist es hier die richtige Entscheidung, diese Aufgaben zu delegieren. Das Eisenhower-Prinzip bietet den Vorteil, dass in diesem Punkt eine Entlastung für den Nutzer bzw. die Nutzerin und das Zeitmanagement stattfindet.
3. Quadrant: Im nächsten Quadranten empfiehlt das Eisenhower-Prinzip eine Vorgehensweise, die bei Aufgaben anzuwenden ist, welche wichtig sind, jedoch noch nicht dringend zu erledigen. Diese sollen für ein optimales Zeitmanagement genau terminiert und dann selbst erledigt werden. Es handelt sich beim Eisenhower-Prinzip um eines, welches das Zeitmanagement so gestaltet, dass alle wichtigen Aufgaben vom Nutzer selbst bearbeitet werden sollten.
4. Quadrant: Im vierten Quadranten vom Eisenhower-Prinzip werden die Aufgaben unter die Lupe genommen, welche sowohl dringend als auch wichtig sind. Diese Aufgaben sollten nach den Aussagen vom Eisenhower-Prinzip sofort und von der jeweiligen Person selbst bearbeitet werden. Das Eisenhower-Prinzip geht davon aus, dass hier die Qualitäten desjenigen gefordert sind, welcher sich an diese Methode hält. Durch die Delegierung einiger Aufgaben wurde das Zeitmanagement im Vorfeld hinlänglich entlastet.
Aufwand und Ertrag stellt die ABC-Analyse gegenüber
Bei allem Perfektionismus geht es in der Wirtschaft und in jeder Branche am Ende um den Ertrag, der erarbeitet wird. Um Aufgaben so zu organisieren, dass das Zeitmanagement einen größtmöglichen Ertrag möglich macht, ist die ABC-Analyse sinnvoll und nützlich. Bei der ABC-Analyse werden Güter sowie Aufgaben in drei verschiedene Bereiche unterteilt. Die ABC-Analyse unterteilt wie folgt:
A: Der Buchstabe A der ABC-Analyse meint diejenigen Aufgaben und Güter, die ,,wichtig, hochwertig, umsatzstark” sind. Hierbei benennt die ABC-Analyse die Punkte, die auch vorrangig zu behandeln sind und im Zeitmanagement besonders beachtet werden müssen, um größtmöglichen Ertrag zu erwirtschaften.
B: Der Buchstabe B der ABC-Analyse beschäftigt sich mit den Aufgaben und Gütern, die ,,mittelwichtig, mittelwertig, mittelmäßig umsatzstark” sind. Setzen wir diesen Punkt der ABC-Analyse mit dem Eisenhower-Prinzip in Verbindung, so würde wahrscheinlich die Delegierung dieser Aufgaben empfohlen werden.
C: Der Buchstabe C meint bei der ABC-Analyse die Aufgaben und Güter, die ,,weniger wichtig, niedrigwertig oder umsatzschwach” sind. Hier meint die ABC-Analyse alle Aspekte, die laut dem Pareto-Prinzip viel zu viel unserer Zeit in Anspruch nehmen. Die ABC-Analyse macht eine klare Einteilung aller Aspekte notwendig, die im Arbeitsumfeld eine Rolle spielen.
Durch die klare Einteilung macht die ABC-Analyse das Zeitmanagement leichter, da bei einer klaren Strukturierung der ABC-Analyse auch die Wertigkeit der Aufgaben sofort deutlich wird. Insgesamt ist die ABC-Analyse eine Vorbereitung vom Zeitmanagement und kann die eigentliche Einteilung der Aufgaben deutlich erleichtern.
Die Pomodoro-Technik teilt unserem Zeitmanagement genaue zeitliche Abschnitte zu
Mit der Pomodoro-Technik teilen wir unsere Arbeit in genaue Zeitabschnitte ein. Wie viele andere Methoden steht auch bei der Pomodoro-Technik die Visualisierung, also das Aufschreiben der Aufgaben am Anfang der Bearbeitung. Im Anschluss an jene Visualisierung sollen wir für das optimale Zeitmanagement eine Zeit von 25 Minuten am Wecker einstellen und uns an die Bearbeitung der jeweiligen Aufgabe machen.
Im Anschluss an diese 25 Minuten wird bei der Pomodoro-Technik eine kurze Pause von 5 Minuten eingeplant. Diese Phase richtet sich im Zeitmanagement nach den Konzentrationsphasen, in welchen ein Mensch hochkonzentriert an einer Aufgabe arbeiten kann. Eine Arbeitsphase in der Pomodori-Technik wird Pomodori genannt und nach vier solcher Phasen ist eine etwas längere Pause vorgesehen. Die Pomodoro-Technik versucht sich am menschlichen Arbeit- und Konzentrationsrhythmus zu orientieren. Richten wir unser Zeitmanagement nach dieser und den anderen vorgestellten Methoden aus, so haben wir bessere Chancen, am Ende ein zufriedenstellendes Ergebnis in der vorgesehenen Zeit zu erreichen.
Vom Wert der Abendroutinen
Bei einer Abendroutine handelt es sich um nichts Anderes als ein Ritual, welches immer von einem Menschen durchgeführt wird und im besten Falle zum persönlichen Wohlbefinden beiträgt. Rituale und Routinen helfen uns, unseren Tagesablauf zu strukturieren, geben Orientierung haben so auch einen gewissen Einfluss auf unser Zeitmanagement.
Mit den genannten Methoden können wir fest einplanen, wann Zeit für unser Abendritual bleibt, welches entweder den Abschluss des Arbeitstages bildet oder aber das Abschalten von der Arbeit bedeutet.
Erfolgreiche Menschen haben grundsätzlich mehrere Rituale, beispielsweise Morgenrituale, welche bereits in einem unserer verfassten Artikel beschrieben worden sind. Dazu gehören auch die thematisierten Abendrituale. Diese Rituale geben den Menschen, die sie nutzen, Kraft für weitere Aufgaben und helfen in der Regel dabei, zu entspannen.
Erfolgreiche Menschen schaffen es durch ihre Abendroutinen besonders gut, neue Kraft zu tanken, vom Arbeitstag abzuschalten und neue Motivation für die nächsten Aufgaben zu schöpfen.
Abendroutinen können so individuell sein wie wir Menschen es sind
Welche Abendroutine Sie nutzen möchten hängt ganz klar von Ihren persönlichen Vorlieben und Neigungen ab. So individuell wie Sie persönlich sind, so setzen sich auch die Möglichkeiten für eine Abendroutine zusammen. Weiterhin hängt eine Abendroutine häufig davon ab, welcher Tätigkeit sie nachgehen. Wer sich tagsüber bereits körperlich ausgepowert hat, wird abends vielleicht eher eine ruhigere Tätigkeit bevorzugen und an jedem Abend eine halbe Stunde lesen oder einen Abendspaziergang mit Hund oder Familie machen. Diese kleinen Rituale lassen uns runterkommen und wir schöpfen immense Kraft aus der vermeintlich kurzen Zeit.
Menschen, die tagsüber eine hohe Konzentration aufweisen mussten, dabei körperlich nicht zu sehr gefordert waren, werden in der Regel eine Tätigkeit wählen, die körperliche Beanspruchung bedeutet. Hiermit ist ein Ausgleich geschaffen und das Auspowern auf körperlicher Ebene tut dem ganzen Menschen gut.
Zu den zahlreichen erfolgreichen Menschen, die eine Abendroutine verfolgen gehört auch Kenneth Chenault, welcher der CEO des Unternehmens American Express ist. Er nutzt eine der Methoden zum Zeitmanagement und plant an jedem Abend den nächsten Arbeitstag indem er die Prioritäten genau bestimmt.
Money-Coach Bodo Schäfer hingegen empfiehlt das Führen eines sogenannten Erfolgstagebuchs, in welchem man die jeweiligen Erfolge des Tages aufschreibt. Diese Verschriftlichung steigert unser Selbstwertgefühl und die Motivation für weitere Aufgaben merklich.
