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Die Anforderungen unserer Arbeitswelt werden immer facettenreicher und vielseitiger. Immer wichtiger wird dabei die Fähigkeit, Aufgaben ihrer Dringlichkeit nach zu ordnen und dann abzuarbeiten. Mit dem Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten, unterteilen Sie die anstehenden Aufgaben in verschiedene Quadranten, die genau aufzeigen, wie wichtig und dringlich eine Aufgabe zu erledigen ist. Eisenhower legte außerdem viel Wert auf das Delegieren von bestimmten Aufgaben. Auch dazu werden wir im Artikel bezüglich des Eisenhower-Prinzips zu sprechen kommen. Weiterhin setzt sich der folgende Artikel mit der Thematik der Ablenkung am Arbeitsplatz auseinander und benennt dabei Störfaktoren, die besonders häufig von unserer Arbeit ablenken sowie beleuchtet kurz, wieso wir dazu neigen, uns ablenken zu lassen.
Das Eisenhower-Prinzip und die Dringlichkeit seiner Erfindung
Eisenhower war in den Jahren 1953 bis 1961 und somit sechs Jahre lang Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika. Seine Präsidentschaft fiel also in eine Zeit, in der der Beginn des Kalten Krieges sich bereits mehr als abzeichnete und ein Präsident sowohl innenpolitisch sowie außenpolitisch mit Aufgaben geradezu überhäuft war. Über die Wichtigkeit eines guten Zeitmanagements in einer solchen Situation müssen nicht viele Worte verloren werden. Wahrscheinlich führte die außerordentliche Belastung aufgrund der zahlreichen Aufgaben Eisenhower dazu, sein Eisenhower-Prinzip zu erfinden, welches bis heute beim Zeitmanagement und der Organisation von verschiedenen und facettenreichen Aufgaben helfen kann. Mit der Unterteilung der Aufgaben in vier Quadranten und die Beachtung der Wichtigkeit und Dringlichkeit, hielt Eisenhower seine Tipps sehr einfach. Dringend notwendig war es für ihn als Präsident natürlich auch, Aufgaben zu delegieren, weshalb viele Tipps auch auf dieses Abgeben von Aufgaben abzielen.
Die vier Quadranten im Eisenhower-Prinzip
Wie bereits erwähnt, werden die Aufgaben von Eisenhower in vier Quadranten unterteilt. Er unterscheidet ganz klar, wie dringend eine Aufgabe zu erledigen ist und welche Wichtigkeit sie besitzt. Diese klare Strukturierung vor der Erledigung der Aufgaben soll das Eisenhower-Prinzip zu einer Hilfestellung im Zeitmanagement machen.
Die vier Quadranten setzen sich wie folgt zusammen:
1. Quadrant: Eine Aufgabe ist weder dringend, noch von besonderer Wichtigkeit. In diesem Falle rät Eisenhower dazu, die Aufgabe überhaupt nicht zu bearbeiten. Es handelt sich hierbei zwar um einen auf den ersten Blick schlichten Tipp, jedoch machen wir uns im Arbeitsalltag häufig gar nicht bewusst, wie viele Aufgaben ohne jede Dringlichkeit und Wichtigkeit wir trotzdem bearbeiten. Das Eisenhower-Prinzip kann hier Abhilfe schaffen, wenn wir den Grundsatz des ersten Quadranten verinnerlichen und beherzigen.
2. Quadrant: Der zweite Quadrant im Eisenhower-Prinzip beinhaltet jene Aufgaben, die dringlich sind, jedoch nicht von besonders großer Wichtigkeit. Hier sind die Tipps von Eisenhower ganz klar: Delegieren Sie solche Aufgaben. Somit verhindern Sie, dass die dringend zu erledigende Tätigkeit liegen bleibt und nicht zu einem vereinbarten Zeitpunkt beendet wird und gleichzeitig halten Sie sich nicht mit einer Aufgabe von solch geringer Wichtigkeit auf. Sie sehen an den ersten beiden Quadranten von Eisenhower, dass das eigene Zeitmanagement hier bereits deutlich entlastet wurde. Die ersten Tipps zielen vor allem darauf ab, Aufgaben nicht oder nicht selbst zu bearbeiten. Dies liegt sicher auch im Lebenslauf bzw. in der Lebenssituation des Erfinders vom Eisenhower-Prinzip zusammen.
3. Quadrant: Weiter geht es im Eisenhower-Prinzip mit jenen Aufgaben, welche von hoher Wichtigkeit sind, dabei jedoch noch nicht dringlich zu bearbeiten. Hier empfiehlt Eisenhower im Eisenhower-Prinzip, die Aufgaben genau zu terminieren und sie dann selbst zu bearbeiten, wenn sie dringend zu bearbeiten sind. In diesem Quadranten werden die Tipps von Eisenhower zum ersten Mal so gestaltet, dass die absolute Eigeninitiative desjenigen verlangt ist, welcher das Eisenhower-Prinzip verfolgen möchte. Die vorherigen Tipps waren noch eine Entlastung und auch hier gilt es, die jeweiligen Aufgaben erst dringend werden zu lassen und dann aber selbst aktiv zu werden.
4. Quadrant: Im vierten Quadranten von Eisenhower geht es um die Aufgaben mit der höchsten Wichtigkeit, da sie gleichzeitig auch dringend sind. Hier empfiehlt der ehemalige Präsident im Eisenhower-Prinzip, die Aufgaben sofort selbst zu erledigen. Es fällt auf, dass im Zuge vom Eisenhower-Prinzip durchaus auch Aufgaben parallel bearbeitet werden können, jedoch müssen die Aufgaben aus dem zweiten Quadranten dann dringend delegiert werden. Dies führt zu einer Entlastung im eigenen Zeitmanagement und gibt Luft für die Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Mit den Tipps von Eisenhower ist es möglich, seinen Wochen- und Monatsablauf sehr genau zu strukturieren und nicht mehr in eventuelle Zeitnöte zu kommen.
Ist eine Ausweitung vom Eisenhower-Prinzip möglich?
Den kritischen Denkerinnen und Denkern unter Ihnen ist längst aufgefallen, dass die Verteilung der Aufgaben im Eisenhower-Prinzip das eigene Zeitmanagement durchaus deutlich entlastet, jedoch nicht von sehr großem Vertrauen zu den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geprägt ist. Wer sich jedoch ein Team aufgebaut hat, dem er wirklich vertrauen kann, der kann auch die Aufgaben delegieren, die von hoher Wichtigkeit sind, jedoch vielleicht noch nicht so dringend zu erledigen. Dies würde das Eisenhower-Prinzip noch weiter erweitern und dabei die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stärker mit ins Boot holen. Weiterhin bliebe Ihnen somit noch mehr Zeit und Raum für die Aufgaben, welche von Eisenhower dem vierten Quadranten zugeordnet worden sind, also jenen, die eine hohe Wichtigkeit besitzen und gleichzeitig dringend zu erledigen sind. Die Tipps im Eisenhower-Prinzip sind Hilfestellungen, jedoch sicher nicht in Stein gemeißelt, sodass sie selbstredend individuell und je nach Situation abgewandelt oder gar erweitert werden können um ein perfektes Zeitmanagement zu erreichen.
Zeitfresser stören unser Zeitmanagement
Ablenkung durch die verschiedensten Zeitfresser kann für unser Zeitmanagement ein wahres Todesurteil bedeuten. Mögen wir noch so sorgfältig geplant haben, sei es nach dem Eisenhower-Prinzip oder einer anderen Taktik. Wenn wir uns von den größten Zeiträubern unserer Zeit, welche ganz sicher die Smartphones sind, zu sehr in unserem Zeitmanagement beeinflussen lassen, werden wir weder dem Eisenhower-Prinzip noch einem anderen gerecht werden können.
Aufgaben sollten daher so lange im Vordergrund stehen, bis nach Eisenhower alle Aufgaben erledigt sind, die dringend waren. Weiterhin sollten Sie sich laut dem Eisenhower-Prinzip um die Delegierung kümmern, bevor auch nur die kleinste Ablenkung Einzug in Ihren Berufsalltag halten kann. Einer von vielen weiteren möglichen Tipps ist die bewusste Einplanung von Zeitfressern, die nach der Planung nach Eisenhower in den Arbeitsalltag eingebettet werden kann.
Wieso lassen wir uns so gerne und leicht ablenken
Im Eisenhower-Prinzip wurde deutlich, dass besonders die Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben für uns entscheidend sind, wer sie bearbeitet und wann sie bearbeitet werden sollen. Dies führt auch dazu, dass wir Aufgaben erst dann wirklich ernst angehen, wenn sie für uns beide Kriterien erfüllen. Die Tipps von Eisenhower bestärken uns in dieser Vorgehensweise eher, als dass sie dies kritisieren. Das Eisenhower-Prinzip schützt jedoch nicht davor, Ablenkung zu erfahren und dabei auch die Tipps zu vernachlässigen, welche die sofortige Durchführung der Aufgaben aus dem vierten Quadranten verlangen. Minuten des gedanklichen Abschweifend kommen uns besonders in mental und psychisch anspannenden Situationen recht gelegen und nur zu gerne nehmen wir die Einladung, die uns durch die vielen Ablenkungsmöglichkeiten gegeben werden, dankend an.
Das Eisenhower-Prinzip als ihre Wochenplanung
Um das Eisenhower-Prinzip konsequent verfolgen zu können, muss selbstredend im Vorfeld der Bearbeitung der verschiedenen Aufgaben die Unterteilung in die jeweiligen Quadranten erfolgen. Dafür sollten Sie sich jeweils im Vorfeld einer Arbeitswoche die anstehenden Aufgaben notieren und Sie dann in vier Quadranten einsortieren. Im Anschluss an diese klare und schriftlich fixierte Strukturierung sind die Tipps aus dem Eisenhower-Prinzip praktisch umsetzbar und Sie können sich um die Delegierung oder aber die eigene Bearbeitung der jeweiligen Aufgaben kümmern.
